PDF/UA en la práctica: las cinco etiquetas que detectan el 80 % de los fallos
Cuando empecé a integrar el cumplimiento de PDF/UA en mi flujo de trabajo editorial —primero para publicaciones gubernamentales y, más tarde, para documentos financieros regulados—, enseguida me di cuenta de que se repetía un patrón. Las auditorías seguían fallando por los mismos cinco problemas estructurales. No se trataba de casos extremos poco comunes, sino de los mismos cinco.
Esta es una guía práctica sobre esos cinco aspectos, basada en documentos reales que he elaborado para organismos federales, empresas de gestión de activos y editoriales institucionales. No se trata de un manual de certificación, sino de una lista de verificación práctica.
Por qué el PDF/UA es importante más allá del cumplimiento normativo
La norma PDF/UA (ISO 14289-1) existe porque un PDF con gran riqueza visual, sin el etiquetado adecuado, es una caja negra para los lectores de pantalla y las tecnologías de apoyo. Para cualquier institución que elabore documentos destinados a una amplia distribución o a la distribución exigida por ley —comunicaciones gubernamentales, fichas informativas de fondos, materiales educativos—, la accesibilidad ya no es opcional.
En la Secretaría de Educación Pública (SEP), las publicaciones que diseñé llegaron a 5 millones de alumnos, desde el nivel preescolar hasta el telesecundario. En el caso del Plan Agrícola SADER, los materiales llegaron a 4,2 millones de agricultores de 32 estados. En ambos casos, no se podía dar por sentado que el lector viera.
La buena noticia es que los fallos de accesibilidad suelen agruparse. Si corrige las cinco áreas que se indican a continuación, habrá resuelto la gran mayoría de los problemas que se dan en la práctica.
Etiqueta 1: Título del documento y declaración del idioma
El error que más se pasa por alto. Un PDF debe indicar su idioma principal en las propiedades del documento, y el <Title> La etiqueta en los metadatos del documento debe rellenarse, no solo el nombre del archivo.
Lo que puede salir mal: InDesign y PowerPoint suelen exportar archivos PDF con el Title campo vacío o rellenado con la cadena del nombre del archivo (p. ej., FinalDeckV3_CLIENT). Los lectores de pantalla leen esta cadena como el título del documento. En el caso de un reporte financiero, esto resulta confuso y podría suponer un problema de cumplimiento normativo.
Remediación práctica: En InDesign, vaya a Archivo → Información del archivo → rellene los campos «Título» e «Idioma» antes de exportar. En PowerPoint, vaya a Archivo → Propiedades → Propiedades avanzadas. En Acrobat Pro, utilice el Comprobador de accesibilidad → Corregir → establezca el título del documento.
Referencia: PDF/UA-1 §7.1 — Requisitos generales; WCAG 2.1, Criterio de éxito 3.1.1 (Idioma de la página).
Etiqueta 2: Jerarquía de encabezados
Un documento con una jerarquía visual clara que no contenga <H1>, <H2>, <H3> Las etiquetas de su árbol de etiquetas no son accesibles mediante la navegación. Los usuarios de lectores de pantalla dependen de la estructura de los encabezados para desplazarse por documentos largos, del mismo modo que los usuarios visuales escanean los títulos en negrita.
Lo que no debe hacerse: La mayoría de los diseñadores aplican estilos visuales (tamaño de fuente, grosor, color) sin asociar dichos estilos a las etiquetas de encabezado. Los estilos de párrafo de InDesign deben asociarse explícitamente a los roles de encabezado del PDF al exportar. Las diapositivas de PowerPoint exportadas a PDF suelen generar una estructura de etiquetas plana en la que todo se encuentra bajo <P>.
Remediación práctica: En InDesign, abra el panel «Etiquetas» y asigne cada estilo de párrafo a la categoría de encabezado adecuada antes de exportar a PDF. En el caso de los archivos PDF generados a partir de PowerPoint, corríjalos en Acrobat Pro utilizando el panel «Etiquetas» para elevar los bloques de texto clave al nivel de encabezado correcto.
Contexto real: Cuando elaboré la serie de 64 folletos para el Plan Agrícola Nacional de México (Planeación Agrícola Nacional 2017–2030), todos los folletos seguían un flujo narrativo maestro idéntico. Esa coherencia facilitó la asignación de encabezados: pude definir el mapa de funciones de las etiquetas una sola vez en la plantilla maestra y aplicarlo a todos los folletos. Una estructura sistemática no es solo un principio estético, sino un acelerador de la accesibilidad.
Referencia: PDF/UA-1 §7.1; Protocolo Matterhorn, punto de control 14-003.
Etiqueta 3: Texto alternativo para figuras, gráficos e imágenes decorativas
Cada imagen de un PDF debe incluir un texto alternativo significativo o estar marcada como elemento decorativo. Esto incluye gráficos, mapas, infografías, fotografías e iconos.
Lo que no funciona: Los diseñadores etiquetan las imágenes como «figuras», pero dejan vacío el campo de texto alternativo o escriben texto alternativo genérico como «gráfico» o «imagen1». Los separadores decorativos y las texturas de fondo se etiquetan como «figuras», lo que obliga a los lectores de pantalla a leerlos en voz alta.
Remediación práctica:
- Imágenes significativas: redacte un texto alternativo que transmita el contenido informativo, no una descripción visual. En el caso de un gráfico de barras que muestre los ingresos trimestrales, el texto alternativo debería ser: «Gráfico de barras: ingresos del tercer trimestre, 4,2 millones de dólares, la cifra más alta de los cuatro trimestres mostrados». No: «barras naranjas sobre fondo blanco».
- Imágenes decorativas: en InDesign, establezca la etiqueta de la imagen en «Artifact». En Acrobat Pro, haga clic con el botón derecho del ratón en la etiqueta → Propiedades → marque «Fondo».
Una nota sobre la visualización de datos: Cuando elaboré los 51 gráficos de datos para Morgan Stanley’s Reporte técnico «AI Tipping Point»(vía Oliver Wyman), cada gráfico requería un texto alternativo que transmitiera los resultados de los datos, no la estructura visual. Una barra desalineada supone un riesgo en los reportes financieros; lo mismo ocurre con un texto alternativo que no transmita lo que el gráfico realmente concluye.
Referencia: PDF/UA-1 §7.3; WCAG 2.1 SC 1.1.1 (Contenido no textual).
Etiqueta 4: Orden de lectura y orden de tabulación
El orden lógico de lectura —la secuencia en la que un lector de pantalla lee el contenido— debe coincidir con el orden visual de lectura. En diseños de varias columnas, barras laterales y páginas de reportes complejas, ambos órdenes suelen divergir.
Lo que puede salir mal: En InDesign, el panel «Artículos» controla el orden de lectura del PDF. Si no se configura, Acrobat deduce el orden de lectura a partir del orden de superposición de los objetos en la mesa de trabajo, lo que rara vez se corresponde con la intención de lectura. El resultado es que los lectores de pantalla saltan de una cita destacada a una nota al pie y, a continuación, a un encabezado en mitad de la columna.
Remediación práctica: En InDesign, utilice el panel «Artículos» (Ventana → Artículos) para definir y ordenar explícitamente cada marco de texto, figura y barra lateral según el orden de lectura antes de exportar a PDF. En Acrobat Pro, utilice la herramienta «Orden de lectura» para revisar y corregir la secuencia de etiquetas.
Referencia: PDF/UA-1 §7.2; Protocolo Matterhorn, punto de control 09-004.
Etiqueta 5: Estructura de la tabla
Las tablas deben tener la estructura adecuada <THead>, <TBody>, <TR>, <TH>, y <TD> Etiquetado. Las celdas de encabezado deben estar asociadas a las celdas de datos mediante atributos de ámbito o identificadores (ID).
Lo que puede salir mal: Las tablas creadas en InDesign o PowerPoint suelen exportarse como una cuadrícula plana de <TD> Celdas sin fila de encabezado marcada. Para un lector de pantalla, esto supone un laberinto de datos sin punto de entrada.
Remediación práctica: En Acrobat Pro, seleccione la tabla, utilice el Editor de tablas para identificar las filas de encabezado y asigne el ámbito (columna/fila). En el caso de tablas complejas con celdas fusionadas, habituales en los reportes financieros, este paso suele requerir una corrección manual.
Una nota práctica: He comprobado que, cuanto más sencilla es la estructura de una tabla, menor es la carga de trabajo de corrección. Al diseñar tablas para documentos regulados —fichas informativas de fondos, tablas estadísticas gubernamentales—, ahora opto por defecto por una fusión mínima y filas de encabezado explícitas. No supone ningún coste en la fase de diseño y ahorra un trabajo significativo en la fase de posproducción.
Referencia: PDF/UA-1 §7.5; WCAG 2.1 SC 1.3.1 (Información y relaciones).
La regla del 80/20 en la corrección de la accesibilidad
Estas cinco categorías —título/idioma, jerarquía de encabezados, texto alternativo, orden de lectura y estructura de las tablas— abarcan la mayoría de los errores que detecto en las auditorías reales de documentos. También son las cinco áreas en las que las decisiones de los diseñadores durante la fase de maquetación tienen mayor influencia.
La accesibilidad no es un parche de posproducción. Es una decisión de diseño que se toma a nivel de plantilla. Cada cuadrícula bloqueada, cada estilo de párrafo asignado, cada estructura de tabla deliberada que incorporo a una plantilla maestra repercute positivamente en todos los documentos que se generen a partir de ella.
Fuentes y lecturas complementarias
- ISO 14289-1:2014 — PDF/UA: Gestión de documentos — Mejora del formato de archivo de documentos electrónicos para la accesibilidad — iso.org
- Pautas de Accesibilidad al Contenido Web (WCAG) 2.1 — Recomendación del W3C — w3.org/TR/WCAG21
- Protocolo Matterhorn 1.1 — Asociación PDF — pdfa.org/matterhorn-protocol
- Adobe: Cree archivos PDF accesibles — helpx.adobe.com
- «Cómo hacer que los documentos de InDesign sean accesibles» — Guía del usuario de Adobe InDesign — helpx.adobe.com
- Centro de Competencia PDF/UA — pdfa.org/pdf-ua
Práctica profesional relacionada
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